住友三井オートサービス
株式会社様

「自動車税納付書及び納税証明書仕分け発送業務」
「カード請求書発行業務」

会社紹介

事業内容について

田中様・石川様住友三井オートサービス株式会社はグループ保有管理台数75万台以上を有する自動車リース業界のリーディングカンパニーとして、効率的な車両管理サービスの提供を行っています。法人企業が使用する営業車両をはじめ、トラックや交通機関のバス・タクシーの他、福祉車両や特殊車両まで、メーカーを問わず様々な車種を扱う他、リースという枠にとどまらず、運行実態に合った効果的な安全運転支援サービスの提案など、クルマに関する幅広いソリューションの提供を行っています。

（写真左から）田中様・石川様

「東京事務センター第一部」について

森様・湯浅様・宇田様私たちが所属している「東京事務センター第一部」は、営業関連の事務業務を集約・管理しており、部署内で大きく2つのグループに業務が分かれています。 一つ目は、リース営業契約に付随する契約書発行・回収管理、お見積書の作成等の関連業務、自動車税管理や電子契約管理業務などです。
二つ目は、グループ会社であるSMAサポート株式会社が行っているカード事業（給油カード・ETCカード）に付随するカード提供や請求書の発行手続き、与信関連を含む管理業務です。
お客様からのニーズにお応えしながら、迅速・丁寧な対応を心掛けております。

要望・課題

年に一度の作業案件を効率化したい
ー「自動車税納付書及び納税証明書仕分け発送業務」ー

田中様・石川様私たちが担当している大きな業務の一つに毎年5月の自動車税業務があります。リース事業の拡大と共に作業規模も膨れ上がっていく状況で、それまでの内製体制では対応していくのが難しくなっていました。
各都道府県市区町村から弊社宛てに一斉に届く納税通知書（リース用車両約数十万台分）を納付先ごとに仕分けて納税手続きを行います。その後「納税証明書」を契約形態・契約先・部店ごとに仕分けて発送するという作業を実質的に１ヶ月以内に完了させなくてはなりません。
“年に一度・大量・短期間”という業務であるため、社内の人員や作業場所を確保することが難しく、毎年、社外の臨時人員、作業場所、環境の確保、労務管理などに多くの経費や時間を費やしていました。また、作業マニュアルはありますが、毎年作業人員が変わり、「ゼロ」からの説明になるため、年ごとに作業スキルのばらつきが発生する課題もあり、アウトソーシングによって効率化と精度維持を図れないかと考えていました。

複雑な仕分け作業を行う現場負担を軽減したいー「カード請求書発行業務」ー

（写真左から）宇田様・湯浅様・森様

森様・湯浅様・宇田様私たちが担当しているカード事業に関する管理業務でも、「生産性を向上させる」という課題がありました。
弊社は、2007年に「住商オートリース」と「三井住友銀オートリース」の2社が合併し誕生したという背景があります。当時、それぞれが発行していたカードの運営システムや運用方法が異なっていたため、効率化を図るために様々な対策が必要でした。 なかでも、カードの請求書発行業務に関しては、請求書の発行処理は事務センター、仕分け・発送作業は各現場の営業窓口が担当するというオペレーションをとっており、膨大な枚数に及ぶ請求書の仕分け作業に現場からも負担軽減の要望が上がっていました。
給油の利用代金のほか、利用日・場所・ガソリン種別・給油量など様々な情報が記載されている請求書は、利用件数によっては膨大な枚数になることもあります。また、発送先もお客様によって「本社へ一括送付」、「部署ごとに別送」など、仕分け条件も異なります。
生産化の向上を図るうえで、複雑な作業である請求書発行業務をアウトソーシングすることは、必要不可欠でした。

（写真左から）森様・湯浅様・宇田様

導入内容

作業拠点の分散化で安定運用をご提供
ー「自動車税納付書及び納税証明書仕分け発送業務」ー

ナカバヤシ担当者「自動車税納付書及び納税証明書仕分け発送業務」については各作業内容をマニュアル化、作業拠点を分散することによって、安定した作業効率を保てる運用をご提案いたしました。
実際の作業は、納付書の仕分け発送を関東、納税証明書の仕分け発送を兵庫の拠点でそれぞれ実施しました。5月～6月までの2ヵ月間、作業量に合わせた人員調整やマニュアルの作成・共有を行いながら細心の注意を心掛け、運用を行いました。

プログラム開発により、短期間で対応できる体制を構築ー「カード請求書発行業務」ー

ナカバヤシ担当者「カード請求書発行業務」については、請求書の内容データを受領してから仕分け・発送までに3営業日という限られた期間の業務フローをシステム化、効率化を図りました。
送付先ごとに仕分けされた状態で出力するように印刷プログラムを開発したことで、短期間で対応できる体制を整えました。

ナカバヤシを
選んだポイント

すべての業務を受けてもらえた

田中様・石川様自動車税手続きに関する複雑な業務フローをシステマチックに“できるところだけ”ではなく配慮が必要な作業の流れも踏襲する形でほぼ“すべて”受けていただけたことが、課題解決につながる大きな決め手でした。
外部に委託することで、依頼・書類輸送期間が発生するため実際に仕分け作業に割ける時間がタイトになるという懸念はありましたが、フローの洗い出しや細かな判断基準などの共有を行ったことでスピード向上につながり、従来当社で行っていた作業期間内で対応していただきました。

機械的ではなく柔軟に対応してもらえた

森様・湯浅様・宇田様カード利用による請求書など、お客様の様々なニーズに対応するための情報ツールを提供する弊社の業務は、どうしても複雑になります。
その必要性を汲んでいただき、機械的ではなく柔軟に対応していただけました。BPOソリューションを行っている企業は、そう多くないと思います。
依頼したことで、事務センターや現場の営業窓口においても、本来の仕事に徹することができるようになり、生産性は確実に上がりました。

弊社担当者より

ナカバヤシ担当者BPOソリューション業務はお客様の保有する企業データを取り扱う業務のため、いかに信用・信頼をしていただけるかが大切だと考えています。
お困りごとを相談いただけることは大変嬉しく、課題解決の実現に向けてお話をさせていただく中で今まで知り得なかったお客様の業務内容を学ばせていただいたことで、より良い提案を行うことができました。
柔軟な対応ができる弊社の強みが、お客様のニーズにお応えできたことは大変光栄です。
今後も、日頃のコミュニケーションを大切にしていきながら、弊社がお役立てできるソリューションをご提案していきたいと思います。

• 導入ソリューション
• DPS（データ・プリント・サービス）
• 印刷業務アウトソーシング